Briefbögen
Logo, Farben und Fußzeile auf die Dokumente bringen, die Stedia schreibt.
Jedes PDF, das Stedia schreibt, wird auf irgendetwas gedruckt. Ab Werk ist das unser Design. Ein Briefbogen ersetzt es durch deinen: dein Logo, deine Farben, dein Absenderblock, deine Pflichtangaben. Das gilt für jedes Angebot, jeden Bericht und jede Notiz, die Stedia schreibt, egal ob du im Chat danach gefragt hast oder ein Zeitplan sie um sechs Uhr morgens verfasst hat.
Eine Word-Datei bekommt so viel von deinem Design, wie Word tragen kann: Papier, Ränder, Farben, Schrift sowie Kopf- und Fußzeile samt Seitenzahlen. Sie bekommt nicht die Blöcke, die du per Ziehen auf den Bogen setzt: dein Logo, einen Akzentbalken, ein Absenderfeld. Die gibt es nur im PDF. Wenn ein Dokument dein Logo zeigen muss, frag danach als PDF. Dasselbe gilt für den unteren Rand von Seite 1 und den Tabellenstil. Der obere Rand von Seite 1 wird übernommen, die Word-Datei lässt also oben den Platz frei, an dem das Kopfbild stünde.
Öffne Unterlagen → Briefbögen, oder tippe „Briefbögen" in die Befehlspalette. Anlegen und bearbeiten können nur Inhaber und Admins; alle anderen dürfen einen Bogen ansehen, um zu sehen, worauf ein Zeitplan drucken wird.
Warum der englische Name „Stationery" ist
„Stationery" ist im Englischen das vorgedruckte Papier, das eine Firma im Schrank hat. Der Briefkopf steht schon drauf: Logo oben, Adresse an der Seite, Bankverbindung unten. Du schreibst deinen Brief in den Platz, der übrig bleibt. Ein frisches Blatt in den Drucker, und all das ist ohne Zutun da.
Genau diese Teilung macht das Feature. Du setzt den gedruckten Teil einmal. Stedia schreibt jedes Mal in den Platz, der übrig bleibt, und rührt den Rest nie an.
Wir hätten es „Vorlage" nennen können. Das Wort ist in Stedia schon belegt: Aktionsvorgaben geben vor, was ein Tool tut, und jedes Dokument hat ohnehin ein Hausdesign. „Stationery" ist das engere, ältere Wort und trägt genau den Gedanken, auf den es hier ankommt: die Seite ist bedruckt, bevor jemand darauf schreibt.
Auf Deutsch heißt das Ding schlicht Briefbogen, dasselbe Objekt mit seinem gewöhnlichen Namen.
Mit einem PDF anfangen, das du schon hast
Aus PDF importieren ist der schnellste Weg. Lade ein Angebot oder einen Brief mit deinem Branding hoch, und Stedia liest die erste Seite der Datei, egal wie lang sie ist: deine Farben, die Ränder, in denen der Text sitzt, das Logo und Bilder in Kopf und Fuß an ihrem Platz und die Zeilen darum herum. Das Studio öffnet sich auf dem, was gefunden wurde.
Alles davon kannst du ändern. Stedia liest eine Seite, es kopiert sie nicht. Ist die erste Seite schon ein ausgefülltes Angebot, gibt es kein leeres Band zum Messen. Dann behält der Textrahmen die Standardränder, und oben und unten auf Seite eins wachsen sie dort, wo ein Kopf- oder Fußbild Platz braucht. Tun das Bilder oben und unten zugleich, werden die Zeilen des Angebots dazwischen nicht übernommen: Sie gehören zu diesem einen Angebot, nicht zu deinem Briefbogen. In allen anderen Fällen kommt jede Zeile mit, und du löschst die, die nicht zu dir gehören. Auf einer ausgefüllten Seite zählt nur ein Bild innerhalb von 30 mm vom oberen oder unteren Rand als Kopf oder Fuß. Ein Foto oder Stempel weiter innen gehört zu diesem Angebot und wird ebenfalls nicht übernommen.
Der Import kennt A4 und US Letter im Hochformat. Ein Querformat oder ein größeres Blatt wird als eines von beiden gelesen, prüfe also zuerst Format. Seitlich gesetzter Text, etwa eine Zeile am Rand, wird nicht übernommen.
Einen Scan lehnt das Studio ab mit „Lade stattdessen das Original-PDF hoch“. Lässt sich das PDF aus einem anderen Grund nicht lesen, bau den Bogen von Hand. Es geht nichts verloren.
Das Studio
Das Blatt in der Mitte ist die gerenderte Seite. Die Griffe darauf sind die Elemente, die du bewegen kannst. Es ist dasselbe Rechteck: Was du ziehst, liegt auf dem, was gedruckt wird.
- Ziehen bewegt, die Ecke skaliert. Alt halten für feiner als einen Millimeter.
- Rückgängig mit Strg+Z (Cmd+Z am Mac) oder dem Pfeil in der Kopfzeile. Ein ganzes Ziehen oder eine Folge von Eingaben in einem Feld geht mit einem Druck zurück.
- Tastatur: Mit Tab auf ein Element, Enter wählt es aus, Pfeiltasten schieben es millimeterweise, mit Shift um zehn. Ein weiteres Tab erreicht den Skaliergriff, der dieselben Pfeiltasten annimmt.
- Der gestrichelte Rahmen ist der Textfluss von Stedia. Alles außerhalb gehört dir.
- Ein Element, das in den Rahmen ragt, wird markiert. Erlaubt ist es (ein Wasserzeichen hinter dem Text ist ein echtes Design), aber der Fließtext läuft darüber.
Die Werkzeuge links fügen ein Element hinzu: Text, Bild, Linie oder Fläche. Jedes kann nur auf der ersten Seite stehen, auf jeder Seite oder ab Seite zwei. Genau so funktioniert ein Briefbogen.
Rechts bearbeitest du, was ausgewählt ist. Ein Klick auf die freie Fläche des Blattes bearbeitet das Blatt selbst: Format, Ränder, Seite 1, Tabellen, Farben, Satz und Fußzeile.
Seite 1 hat einen eigenen oberen und unteren Rand, für einen Briefkopf, der dort mehr Platz braucht, oder ein Fußbild, das nur die erste Seite trägt. Ein grauer Wert folgt dem Textrahmen, und ein Feld, das keinen zusätzlichen Platz reserviert, wird beim Verlassen geleert. Tabellen legt fest, wie Stedia eine Tabelle setzt: kompakte oder großzügige Zellen und eine Linie unter jeder Zeile, nur unter der Kopfzeile oder keine. Das Muster unter den beiden Auswahlen zeigt die Wirkung, das Blatt selbst zeigt die echte Seite.
Ist eine Marke eingerichtet, startet ein neuer Entwurf in deinen Markenfarben, Markenfarben übernehmen überträgt sie in einen bestehenden, und als Schrift für den Fließtext lässt sich deine Markenschrift wählen.
Gespeichert wird mit Speichern. Ein Zeitplan, der gleich läuft, nutzt das Gespeicherte, nicht das auf der Leinwand. Wer mit ungespeicherten Änderungen weggeht, wird vorher gefragt, egal, auf welchem Weg.
Der Textrahmen ist der Teil, den man falsch versteht
Die vier Ränder unter Textrahmen sind kein Rahmen im Sinne einer Umrandung. Sie sind der Kasten, in den Stedia schreibt, und alles, was du setzt, liegt außerhalb davon. Größerer oberer Rand heißt mehr Platz für den Briefkopf, größerer unterer mehr Platz für die Fußzeile. Braucht nur die erste Seite mehr, gib Seite 1 unter Seite 1 einen eigenen oberen oder unteren Rand und lass diese für alle Seiten.
Das Studio sagt dir, wie viele Zeilen der Rahmen ungefähr fasst, und warnt, wenn es wenige sind. Nach einem Import zählt das besonders: liegt bei einer Vorlage der Adressblock dicht über einer Preistabelle, bleibt dazwischen nur ein schmales Band, und dieses Band ist alles, was Seite eins deinem Text gibt. Alles darüber hinaus läuft auf Seite zwei weiter, unter allem, was du dort angeordnet hast.
Ist der Rahmen enger als gedacht, zieh seine Kante auf dem Blatt oder ändere einen Rand von Hand. Ein absichtlich schmales Band ist ein echtes Design, etwa eine Einleitungszeile über einer Tabelle. Deshalb sagt das Studio, was passieren wird, und überlässt dir die Entscheidung. Ränder, die quer oder längs weniger als 40 mm für Text lassen, lehnt das Speichern aber ab.
Platzhalter
Text in Kopfzeile, Fußzeile oder einem Element kann Platzhalter tragen. Sie werden gefüllt, während das Dokument entsteht:
| Platzhalter | Wird zu |
|---|---|
{{title}} | dem Titel des Dokuments |
{{subtitle}} | dem Untertitel, falls vorhanden |
{{author}} | dem Autor des Dokuments |
{{org}} | dem Namen deines Arbeitsbereichs |
{{date}} | dem Datum, an dem das Dokument entstand |
{{page}} | der aktuellen Seitenzahl |
{{pages}} | der Gesamtzahl der Seiten |
Ein durchgespieltes Beispiel
Angenommen, jedes Angebot, das ein Zeitplan schreibt, soll auf deinem Firmenbogen rausgehen.
- Design hereinholen. Unterlagen → Briefbögen → Aus PDF importieren, und lade ein Angebot hoch, das du schon einmal verschickt hast. Stedia liest die erste Seite und öffnet das Studio auf dem Gefundenen.
- Prüfen, was gelesen wurde. Bilder behalten ihren Platz auf der Seite. Schieb zurecht, was danebenliegt, oder tippe exakte Millimeter in X und Y. Sieh dir Farben und Fußzeile an.
- Textrahmen prüfen. Schau, wie viele Zeilen er fasst. Bei einer Angebotsvorlage ist das oft das Band zwischen Adressblock und Preistabelle, manchmal nur ein paar Zeilen.
- Speichern. Die Vorschau unter deinen Händen ist der echte Renderer: Was du siehst, wird gedruckt.
- Anheften. Zeitplan öffnen, Optionen aufklappen, unter Briefbogen dein Design wählen, speichern.
Ab da druckt jeder Lauf dieses Zeitplans darauf. Sonst ändert sich nichts: Aufgabe, Tools und Genehmigungen bleiben, wie sie waren.
Willst du ihn nur für eine Unterhaltung, frag im Chat einfach nach einem Dokument. Stedia bietet die Wahl an, sobald dein Arbeitsbereich mehrere Bögen hat. Willst du ihn für alles, öffne ihn im Studio und drück Als Standard festlegen.
Welches Design ein Dokument nutzt
Stedia nimmt das erste, das zutrifft:
- das in dieser Unterhaltung gewählte Design
- das des Assistenten, falls einer im Thread läuft
- das des Zeitplans, bei einem unbeaufsichtigten Lauf
- den Standard deines Arbeitsbereichs
- unseres, wenn nichts davon gesetzt ist
Den Standard setzt du im Studio mit Als Standard festlegen. An einen Zeitplan hängst du einen Bogen im Formular unter Optionen.
Im Chat fragt Stedia einmal, wenn dein Arbeitsbereich mehrere Bögen hat und nichts davon schon entschieden ist. Die Antwort gilt für den Rest der Unterhaltung. Bitte um einen Wechsel, und es wechselt.
Was ein Briefbogen nicht kann
- Folien. Ein Bogen beschreibt ein Blatt. Präsentationen folgen stattdessen deiner Marke.
- Eigene Schrift ohne Marke. Ein Briefbogen kann keine Schriftdateien halten. Richte eine Marke mit deinen Schriften ein, dann nutzen Überschriften auf jedem Briefbogen deine Überschriftenschrift.
- SVG-Logos. Lade PNG oder JPEG hoch, bis 2 MB.
Tipps
Schreib das Angebot für das Café Nord als PDF.Nimm für dieses Dokument unser Design „Rechnungen".- Leg ein Design als Standard fest. Dann nutzt jedes Dokument es, und niemand muss fragen.
- Dein Logo soll aufs Blatt? Frag nach einem PDF. Word-Dateien tragen keine platzierten Elemente.
- Ein anderes Design für einen Zeitplan? Leg es im Zeitplan-Formular unter Optionen fest.
Wenn etwas fehlt
Ein gelöschter Bogen verhindert nie, dass ein Dokument geschrieben wird. Stedia fällt auf deinen Standard zurück und, wenn es keinen gibt, auf unseren. Ein Logo, das sich nicht laden lässt, hinterlässt eine Lücke, der Bogen bleibt. Ein Lauf um sechs Uhr morgens scheitert nicht, weil abends jemand aufgeräumt hat.